打ち合わせを最速で終わらせるためのコツ
はじめに
業務を進める上で最も時間を無駄にすると言われる打ち合わせ。ネット界隈の人たちは、「大企業は糞」「独立しろ」などとよくいいますが、この社会が機能している限り、組織で働く人は必ず必要になってきます。そういう立場に置かれた我々は、そういう飛び道具的な成功を狙いつつも、現実の仕事を出来る限り効率的に片付けるための努力もしなければなりません。
無駄な会議は省く、出ない、というのも一つの手ですが、必要な場合も出てきます。
ブレストでアイデア出しをする時だったり、案のレビューであったり、またヘビーなもので行くと対応方法も結論も全く決まっていない緊急案件を関係部署合意しないといけなかったりと、いろいろあります。
私は、そこそこ大きくて意思決定が遅めな企業で3年間＋αを過ごしてきました。また、OJTの先輩がコンサル感を出してくる人だったので、技術的な話に加えてマネジメント的な視点も得られたのはラッキーだったと思っています。
と、言うわけで、私が先輩から教わった、誰かが講座で聞いた、誰かがやっていた、打ち合わせを最短で終わらせるためのTIPSをまとめたいと思います。
①有力者を見極め、事前に合意を取る
理想の打ち合わせは、打ち合わせが始まる前にすでに結論が決まっています。会議に出向き、関係者の名前をメモし、ホワイトボードに「結論」と「合意」の二文字を書いた時点ですべて完了です、後は、合意した内容に沿って、計画通り各担当に動いてもらうことになります。
集団の意思決定において、参加者全員が同じだけの発言権、意思決定権を持っていることはまれです。大方の場合、周囲への影響力の多い人は限られています。打ち合わせに来ているのは、意思決定者の他、情報を取りに来ている人、勉強でついてきている新人さんだったりします。予め、自分の部署の先輩や他部署の同期に、誰の発言力が強い、誰がよくゴネるのかを事前にヒアリングし、うまく伝手を辿って事前に会話をしておきましょう。
②会議を始める前に「目的」を合意する
例えば、市場クレームで各部署の人間が集まったとして、各々言いたいことがたくさんあるはず。ある人は「対策方針」を決めたがっていたり、ある人は「損失の見積もり」を知りたがっていたり、ある人は「発生原因」を考えたがっていたりします。そうすると、参加者全員が全く別の方向を向いているばかりで、打ち合わせをしても結局個人で好きなことを勝手にやっているにすぎなくなってきます。
そういう状況を避けるため、「目的」を出来る限り完結に、出来る限り定量化できる基準で示しましょう。
例えば
「対策案を１０個出し切る」とか
「現状調査の役割を割り振る」とか
「ゴールまでの計画を全員で合意する」とか
打ち合わせのゴールを明確に決めておきましょう。
③始める前に◎時☓分までに結論を合意する、と終了目標をはっきりと口に出して伝える
終わりの時間を参加者全員にはっきりと認識させることで、その時間までに終わらせよう、という意思を全員でます。……これはどっちかというとだめ押しかもしれません……ただ、目的が達成した後の雑談を抑える効果はなかなかある気がします。
④「やること」と「担当」と「対応期日」と「結果の受け取り手」議事録に残す
打ち合わせが終わった後、各々に振られたタスクを管理するためのものです。
例えば、☓☓について製造部門において調査→設計部門へ報告 12/10まで、等など
この際、「実行する部門」と「期日までに実行できたことを確認する部門」を明確にしておき、タスクが完了しているのか、途中なのか、放りっぱなしになっているのかが曖昧にならないようにします。
⑤時間内に決まらなかった出来事は、後回しにして次回に回す。別に時間を取る
一番時間が浪費されるのは「目的」が曖昧になった会議です。情報過多、状況が変わった、といった場合、すぐその場で打ち合わせの目的を明確にできればいいのですが、難しい場合が多いかと思います。そういうときは、
打ち合わせの中で新しい事実が出てきたりした場合、多くの人が持論を述べたりし始めて会議が発散しがちです。こういった場合は、出来る限り問題を細かく分割し、別の機会に回すことをおすすめします。
終わりに
以上、打ち合わせを出来る限り速く終わらせるためのコツを書いてきました。
打ち合わせというのは、基本的には意思の統一のためのものであって、打ち合わせをしている間には仕事は止まっています。
組織やチームは非効率な部分もありますが、実際は、大きな仕事を最短で完了するための人の力を一つに結集するためのものです。例えば、大きなプラント、一台の自動車の試作……一人では途方もない時間がかかりそうな事例でも、組織のあちこちから人を集め、役割を分担して進捗することで短い時間で物事を達成することができます。
会社員がなぜかディスられる昨今ですが、何か大きなものを限られた時間で作ったり、成し遂げたりしようと思ったら、組織の力でレバレッジを効かせることは不可欠です。その組織の力を出来る限り有効に使うための一つの武器として、「打ち合わせ」を出来る限り有意義に、かつ出来る限り仕事の負荷が少なくなるように、うまく使っていきたいと私は常に思っています。
